Si votre équipe a déjà eu du mal à mener à bien un projet, à obtenir une mise à jour de l’état d’avancement ou à respecter une échéance, ne vous découragez pas : vous n’êtes pas seul. La gestion de projet est une tâche difficile, voire très difficile. Mais c’est le travail essentiel qui peut aussi améliorer ou affaiblir la capacité de l’équipe à atteindre ses objectifs.
Accédez à un outil de gestion de projet. Bien sûr, tout outil peut être utile, mais prendre le temps de choisir le bon pour votre équipe vous aidera à atteindre vos objectifs et à obtenir de meilleurs résultats de manière constante.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?
Si vous cherchez un logiciel de gestion de projet pour la première fois, ce choix peut s’avérer assez difficile. En fait, vous vous demandez peut-être pourquoi vous avez vraiment besoin d’un logiciel de gestion projet, sans parler de la définition de vos exigences. De plus, vous avez des centaines d’options et de fonctionnalités à prendre en compte, il est donc difficile de savoir par où commencer. C’est pourquoi nous avons rédigé ce guide d’Asana dans lequel vous apprendrez comment :
- Obtenir une vue d’ensemble des défis auxquels votre équipe est confrontée, afin de mieux définir vos besoins.
- Un logiciel gestion projet peut vous aider, afin de ne pas perdre de temps à essayer différents outils qui ne vous conviennent pas.
- Définir les critères qui vous aideront à évaluer les outils, afin de savoir quelles fonctionnalités sont les plus importantes pour votre équipe.
Facilité d’organisation de votre travail en un seul endroit !
Le logiciel de gestion de projets est un référentiel pour tout le travail de votre équipe qui vous permet de tout organiser en un seul endroit. Voyez-le comme un système compartimenté où sont stockées toutes les informations nécessaires à la réussite de l’équipe ; les projets et les tâches à accomplir, les personnes responsables, les échéances, les priorités, les dossiers, ont tous un endroit où être stockés.
De cette façon, les membres de l’équipe savent exactement où trouver ce dont ils ont besoin. En outre, chacun a une idée claire de ses responsabilités. Lorsque vous envisagez des outils, tenez compte des éléments suivants :
La structure du projet et des tâches – comment chaque outil divise-t-il les projets en différentes parties ? Il ne s’agit pas de la façon dont vous visualisez le travail, mais de la hiérarchie des informations. Par exemple, pouvez-vous décomposer les tâches importantes en tâches plus petites (sous-tâches) ?
Établissement des responsabilités de travail !
La solution de gestion de projet que vous choisissez doit vous aider, vous et votre équipe, à attribuer facilement les responsabilités, à montrer comment le travail est relié et quand il est terminé. Nous vous recommandons de rechercher les fonctionnalités suivantes :
Gestionnaire de tâches : Pouvez-vous facilement attribuer un responsable à chaque tâche ? La personne responsable du travail est-elle clairement identifiée ? Cela est nécessaire si vous voulez encourager une plus grande responsabilisation de votre équipe et vous assurer que chacun respecte ses délais.
Dépendances des tâches. Le fait de voir les dépendances entre les tâches permet aux membres de l’équipe de savoir quel travail doit être fait en premier (et où le trouver), avant de commencer.
Dates de début et de fin. Vous devez absolument fixer des échéances claires, mais toutes les tâches ne sont pas égales – certaines prennent plus de temps que d’autres. Vous pouvez également inclure la date de début, ce qui donne à votre équipe une idée plus claire du moment où le travail est effectué et du temps qu’il prendra. Les dates de début facilitent aussi la hiérarchisation des tâches.